Apa Itu Warehouse Inventory? Ini Jenis & Tips Melakukannya

Gudang logistik menjadi titik krusial yang menentukan kelancaran pergerakan barang di sebuah perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan proses pengendalian stok barang yang disebut warehouse inventory.

Seiring berkembangnya modernisasi di sektor industri, warehouse inventory tak hanya berfokus pada pencatatan stok, tetapi juga pada optimasi berbagai tahapan operasional, mulai dari picking, packing, hingga return processing.

Ingin mengetahui definisi, jenis, dan tips melakukan warehouse inventory? Simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu Warehouse Inventory?

Warehouse inventory adalah proses pengendalian barang dengan cara mencatat dan memantau jumlah stok serta material yang tersedia di suatu fasilitas dalam periode tertentu.

Barang yang dimaksud bisa berupa bahan baku produksi ataupun produk jadi yang harus disimpan hingga tiba waktunya pengiriman.

Warehouse inventory tak hanya meliputi pencatatan jumlah stok, tetapi juga informasi penting seperti lokasi penyimpanan, harga beli dan jual, serta spesifikasinya.

Dalam operasional bisnis, warehouse inventory management atau pengelolaan inventaris gudang merupakan proses yang penting karena beberapa alasan berikut:

Meningkatkan produktivitas: Penyimpanan dan pengelolaan yang baik bisa mengurangi pekerjaan manual yang berpotensi menghabiskan waktu. Lebih lanjut, tim dapat berfokus pada aktivitas pengembangan bisnis yang lebih strategis.
Menjaga akurasi pesanan: Fasilitas penyimpanan yang tertata rapi membantu mengurangi risiko kesalahan saat mengambil dan mengemas barang. Hasilnya, produk yang dikirimkan ke pelanggan benar-benar sesuai dengan pesanan.
Membantu mempercepat pengiriman: Jika warehouse inventory berjalan efisien, alur pemrosesan barang menjadi lebih terorganisir, hambatan operasional bisa diminimalkan, dan barang dapat dikirim lebih cepat.
Menekan biaya operasional: Ruang penyimpanan yang efisien serta proses kerja yang lebih akurat membantu perusahaan menekan biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan distribusi.

Jenis Warehouse Inventory

Terdapat beberapa jenis warehouse inventory yang perlu diketahui. Berikut pembagian jenisnya berdasarkan frekuensi pengecekan di gudang:

Cycle counting: Metode menghitung stok secara bertahap tanpa menghentikan operasional gudang. Metode ini umumnya dilakukan saat aktivitas di gudang tidak padat agar tidak mengganggu operasional.
Periodic inventory: Metode pengecekan stok secara manual dan menyeluruh dalam periode tertentu, biasanya setahun sekali. Saat pengecekan, operasional gudang dihentikan sementara waktu.
Perpetual inventory: Metode pemantauan stok secara real-time menggunakan teknologi atau software seperti sistem Point of Sale (POS), barcode, dan RFID scanner. Dengan cara ini, perusahaan tak perlu melakukan perhitungan manual dan berkala karena data bisa diakses kapan saja.

Tips Melakukan Warehouse Inventory

Agar warehouse inventory control dapat berjalan efisien dan akurat, perhatikan beberapa tips di bawah ini:

1. Gunakan Layout yang Strategis

Langkah pertama dalam mengelola warehouse inventory adalah menetapkan layout atau tata letak barang di gudang. Perusahaan harus mengaturnya secara strategis agar proses penyimpanan dan pengambilan barang lebih cepat dan akurat. Berikut sejumlah tips yang bisa diterapkan:

Tempatkan produk yang paling sering keluar di area yang mudah dijangkau, terutama dekat area packing. Sebaliknya, produk yang jarang “bergerak” disimpan di area yang lebih tinggi untuk memaksimalkan penggunaan ruang vertikal di gudang.
Jika bisnis bersifat musiman, posisi barang perlu disesuaikan dengan periode permintaan. Artinya, saat permintaan barang tertentu meningkat, posisinya dapat dipindahkan ke area yang lebih mudah diakses.
Tetapkan sistem penyimpanan barang antara fixed bin system (tiap produk memiliki lokasi penyimpanan tetap) dan floating bin system (barang bisa ditempatkan di lokasi kosong mana pun yang tersedia).

2. Mengandalkan Teknologi

Proses gudang yang dijalankan dengan teknologi automasi akan meningkatkan akurasi data stok dan kecepatan proses kerja sekaligus membantu mengurangi potensi terjadinya human error. Berikut sejumlah teknologi yang umum digunakan dalam warehouse inventory control:

Automated picking tools: Membantu mempercepat proses pengambilan barang melalui sistem otomatis atau semiotomatis, misalnya dengan voice picking, robotic picking, dan pick-to-light system.
Automated Guided Vehicles (AGVs): Kendaraan otomatis yang bisa memindahkan barang tanpa dikendalikan langsung oleh manusia. Tipenya beragam, mulai dari troli hingga forklift.
Warehouse Management System (WMS): Software untuk mengatur semua aktivitas gudang, mulai dari penyimpanan, tracking stok, hingga pelaporan data.

Jika teknologi automasi belum bisa diimplementasikan secara menyeluruh, perusahaan bisa mulai dengan partial automation. Misalnya, tenaga manusia tetap digunakan untuk picking, sementara sistem digital mulai digunakan untuk pencatatan stok.

3. Jaga Keseimbangan Stok

Tips berikutnya adalah menjaga keseimbangan stok dengan cara menganalisis tingkat penjualan, waktu pengadaan barang, dan kecepatan perputaran stok.

Dari data-data tersebut, perusahaan bisa menentukan stok minimum, stok maksimum, stok rata-rata, dan reorder point (kapan perlu memesan ulang). Tips ini penting untuk menghindari kehabisan stok, penumpukan barang, serta mengoptimalkan penggunaan ruang.

4. Jalankan Warehouse Quality Control

Warehouse Quality Control (QC) adalah proses pemeriksaan gudang secara ketat di beberapa titik pemeriksaan sepanjang proses pergudangan.

Melalui proses ini, gudang turut menjaga reputasi perusahaan karena dapat mengidentifikasi barang cacat sebelum dikirim ke pelanggan. Warehouse QC melibatkan beberapa hal berikut:

Pemeriksaan barang saat pertama kali datang di gudang.
Penyimpanan dan penataan barang dengan sistem label yang jelas dan memperhatikan kondisi lingkungan.
Pemeriksaan akhir sebelum barang dikirimkan ke pelanggan.
Evaluasi berkala terhadap sistem QC di gudang.

5. Latih Tenaga Kerja

Tenaga kerja gudang perlu menguasai beberapa keterampilan utama seperti ketelitian, manajemen waktu, dan manajemen stok. Dalam hal ini, perusahaan perlu menyusun program pelatihan terstruktur dan mengevaluasi kemampuan karyawan.

Untuk karyawan baru, diperlukan pemahaman dasar terkait prosedur keselamatan, order fulfillment, dan inventory management. Sementara itu, karyawan lama membutuhkan pelatihan penyegaran dan evaluasi berkala.

Perbedaan Inventory dan Warehouse Management

Warehouse management merupakan proses yang berfokus pada operasional di gudang. Tujuannya adalah memastikan barang tersusun rapi, mudah ditemukan, dan siap kirim. Aktivitasnya meliputi penyimpanan barang, pengaturan lokasi rak, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman.

Adapun inventory management lebih berfokus pada pengelolaan stok secara menyeluruh. Tujuannya adalah memastikan jumlah stok tetap optimal, barang tersedia ketika diperlukan, dan pergerakan inventaris bisa dipantau dengan baik.

Inventory management melibatkan pemantauan level stok, penentuan jumlah persediaan, dan pelacakan barang sejak dibeli hingga terjual. Proses ini tidak hanya mencakup barang di gudang, tetapi juga barang yang sedang dalam perjalanan maupun di toko.

Solusi Pengelolaan Gudang Terintegrasi dari Chandra Daya Investasi

Sebagai penyedia solusi infrastruktur bisnis, PT Chandra Daya Investasi Tbk (CDI) melalui PT SCG Barito Logistics (SBL), PT Chandra Cold Chain (CCC), dan PT Chandra Warehouse Cilegon (CWC) menawarkan solusi logistik darat bagi perusahaan Anda.

Solusi logistik darat ini mencakup pengelolaan gudang, transportasi antarpulau, angkutan laut, fasilitas ekspor-impor, dan pengurusan kepabeanan.

Dalam layanan ini, SBL mengoperasikan armada truk sebanyak 200+ unit dan gudang di area Jawa serta Cilegon. Adapun CCC memiliki fasilitas cold storage modern berkapasitas hingga 700 pallet positions, sedangkan CWC menyediakan gudang di Kawasan Cilegon seluas 51.128 m².

Mari percayakan solusi logistik darat perusahaan Anda kepada CDI Group sebagai #YourGrowthPartner.